Alt, hvad vi har skrevet og udsendt om persondataforordningen.
Nedenfor findes alle de omtaler, der har været om persondataforordningen, i menighedsforsendelserne.
Den vigtigste er fra 13. marts, hvor vi udsender vejledningen lavet af den frikirkelige arbejdsgruppe. Find vejledningen her eller som vedhæftet fil til dette dokument. Læs den grundigt igennem – også de links, der er i teksten. Det er et godt arbejdsværktøj til at løse forordningens udfordringer!
Indskriver I medlemmernes data i en medlemsprotokol og bruger kladdehæfter til regnskabet? Nej, I bruger forskellige IT-programmer og databaser.
I maj 2018 træder en ny EU-persondataforordning i kraft, og da vi er ’religiøse organisationer’, er alle data, menighederne behandler, pr. definition personfølsomme! Det betyder, at I skal have styr på, hvordan I opbevarer og behandler data, da I ellers risikerer meget store bøder!
Data er fx navn, adresse, tlf.nr., mailadresse, og cpr.nr.
Ifølge forordningen skal I have en politik om bl.a.:
I skal bl.a. også have databehandleraftaler eller kontrakter med dem, I overgiver jeres data til (fx bank, Nets, mailprogram, bogføringsprogram ’i skyen’, Dataløn)
Forordningen gælder for alle – fra de største virksomheder til den lokale frimærkeklub! Justitsministeriet har lavet en række vejledninger, og der er også en på vej til foreninger, og ISOBRO laver også nogle skabeloner, men det er meget, meget vigtigt, at I allerede nu kommer i gang med dette arbejde.
Vi vil fra Sekretariatet forsøge at hjælpe, men det er jer, der skal gøre arbejdet!
ISOBRO arrangerer i samarbejde med FrikirkeNet nogle kursusaftner, i november i hhv. København, Kolding og Aalborg og i Nexø i januar, om forordningen, der er målrettet menigheder. Deltager I i dem, bliver I vejledt i, hvad I skal gøre for at opfylde de nye krav.
Vi kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det er for jer at handle på dette og sørge for at få styr på jeres data. Derfor – send fx jeres leder/præst, administrator/sekretær, it-ansvarlig, børnekirkeleder med til kursusaftnerne, som I kan læse mere om i vedhæftede fil.
Jeg minder om mgh.forsendelsen fra 4. oktober, hvor vi skrev om den nye persondataforordning og hvad, I som menighed skal gøre i den forbindelse.
Husk at ISOBRO arrangerer nogle kursusaftner i samarbejde med FrikirkeNet i hhv. København, Kolding og Aalborg og i Nexø i januar, om forordningen, der er målrettet menigheder. Deltager I i dem, bliver I vejledt i, hvad I skal gøre for at opfylde de nye krav.
Vi har ikke mulighed for at holde yderligere kurser, os vi kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det er for jer at handle på dette og sørge for at få styr på jeres data. Derfor – send fx jeres leder/præst, administrator/sekretær, it-ansvarlig, børnekirkeleder med til kursusaftnerne, som I kan læse mere om i vedhæftede fil.
Der er tilmeldingsfrist 11. november.
I har forhåbentlig alle haft deltagere med på ISOBRO og FrikirkeNets kurser om forordningen i sidste uge og har fået et indblik i, hvad den betyder for jeres databehandling.
Mettes PP-slides fra kurset er vedhæftet her og kan også findes på ISOBROs hjemmeside under Medlemsmøder og derefter under Persondataforordning 7.9.2017, Skabelon 4.
Se også de øvrige links under 7.9.2017, der indeholder mange brugbare oplysninger om forordningen.
Jeg fremhæver her nogle af Mettes slides:
Slide 6: Her er der link til forordningen (Mettes opfordring: ’Læs den!’), betænkningen, en informationspjece og vejledninger.
Slide 8: Hvad handler det her egentlig om – hvad er data?
Vi skal alle lave en fortegnelse over, hvordan vi behandler data, og den kan I starte med nu!
På slide 39 er der et skema, som I kan arbejde ud fra. (Et mere omfattende skema findes i betænkning nr. 1565 om forordningen, der ligger på Justitsministeriets hjemmeside. Se side 461 og frem i Del I, bind 1.)
På slide 38 er der 12 spørgsmål, der kan bruges som et hjælpeværktøj til jeres arbejde – og på slide 45 har hun ridset op, hvad vi kan gå i gang med nu.
Og som Mette skriver på sit sidste slide – gå sammen og hjælp hinanden.
Vi venter stadig på en vejledning fra Justitsministeriet om forordningen møntet på foreninger. Ligeledes vil ISOBRO lave nogle vejledninger – de er beskrevet på slide 44. Begge dele skulle blive færdige inden jul, og det vil være fornuftigt at vente på dem.
Vi arbejder på at lave en oversigt over, hvad I i hvert fald skal arbejde med, men vi kan ikke give jer en facitliste!
Husk, at det her vedrører ikke kun bidragssekretær og protokolfører – det er alle i menigheden, der håndterer data – præst, børnekirkeleder, lovsangsleder osv.
De skabeloner, Mette fra ISOBRO på møderne i november om persondataforordningen lovede ville komme ligger nu på ISOBROs hjemmeside www.isobro.dk. Brugernavn og kode til Medlemszonen fås ved henvendelse til Sekretariatet på info@baptistkirken.dk.
I forsendelsen 20. december omtalte jeg de skabeloner, som ISOBRO har lavet om persondataforordningen. De ligger i medlemszonen på ISOBROs hjemmeside www.isobro.dk.
Kontakt Sekretariatet for at få logon-oplysninger.
FrikirkeNet har taget initiativ til at nedsætte en arbejdsgruppe, som vil udarbejde nogle skemaer, retningslinjer mm, som er specielt konstrueret til frikirker og forholdsvis simple.
Arbejdsgruppen, som fra BaptistKirken har deltagelse af Hans Ullemose Pedersen fra Kirken i Kulturcenter Vendsyssel i Sæsing og Jesper Møller Riis fra Korskirken i Herlev, mødes 5. februar. Vi håber, at der kan udsendes materiale kort tid efter mødet.
En ny opgave i forbindelse med adresselisten er, at vi skal have samtykke fra de personer, der skal stå i listen – pga. den kommende EU-persondataforordning.
Derfor skal alle, I ønsker skal stå på listen, underskrive en samtykkeerklæring, der giver jer tilladelse til at sende oplysningerne til os og os tilladelse til at trykke dem i håndbogen. Erklæringerne kan enten sendes hertil med alm. post eller skannes og sendes sammen med navnene på info@baptistkirken.dk.
Vær opmærksom på, at erklæringerne skal tilrettes til den enkelte menighed (det, der er markeret med gult) og at der er en speciel erklæring til præst og menighedsrådsformand/kontaktperson, som også står på www.baptistkirken.dk under menighedens kontaktoplysninger.
Da det er første gang, vi indhenter disse samtykkeerklæringer, skal alle på jeres liste underskrive. Næste år er det kun evt. nye på listen.
Er der tvivlsspørgsmål vedr. erklæringerne, så ring eller skriv!
Arbejdsgruppen, som blev nedsat af en række kirker i samarbejde med ISOBRO og FrikirkeNet, har nu færdiggjort en vejledning til frikirker om arbejdet med EU’s persondataforordning, der træder i kraft 25. maj.
Vejledningen er vedhæftet her og kan også findes via dette link: http://frikirkenet.dk/artikel/emne/nyhed/misbrug-af-data-ikke-hvis-din-frikirke-foelger-denne-vejledning
Læs den grundigt igennem – også de links, der er i teksten. Det er et godt arbejdsværktøj til at løse forordningens udfordringer!
Efterårets læserundersøgelse viste, at det, som allerflest læser i bladet, er navnestoffet. Og så er det jo ærgerligt, at den nye EU-persondataforordning besværliggør det at bringe navne!
Vi har besluttet, at vi vil fortsætte med navnestoffet – hvis vi får samtykke fra de nye medlemmer, der skal i bladet. Der skal afgives samtykke fra pårørende ved dødsfald.
Dette gælder fra baptist.dk nr. 3/2018, og ja, vi ved det er bøvlet, men det er desværre nødvendigt! Der vedhæftes samtykkeerklæring, som skal indsendes sammen med oplysningerne til baptist.dk.
Kirken i Kulturcenter Vendsyssel deler til inspiration deres skabelon til databehandlingsproces og et eksempel.
FrikirkeNet-arbejdsgruppen har samlet lidt mere information om arbejdet med forordningen – denne gang om Google, Microsoft og om MailChimp. Vi videregiver her:
Vi har nu fundet en mulighed for at bruge Googles produkter og samtidig leve op til den nye databeskyttelseslov. Det drejer sig om Googles ”G Suite”, som indeholder både mail og cloud med 30 GB lagerplads.
Dertil kommer den for kirker positive oplysning, at Google stiller G Suite gratis til rådighed for almennyttige foreninger, hvorunder blandt andre frikirker hører.
Se mere og ansøg om gratis adgang til G Suite her.
Her er databehandleraftalen til brug for G Suite.
Og en udvidet aftale omkring samme.
Begge underskrives via dette link (man skal først have oprettet G Suite med en administratorkonto).
Vi har tidligere nævnt, at Microsoft også er en mulighed, hvis man er på udkig efter en udbyder af digitale løsninger, som overholder databeskyttelsesloven. De har også et nonprofittilbud, som kan ses her.
For både Google og Microsoft gælder det, at godkendelse til at opnå nonprofittilbuddene sker via TechSoup.
MailChimp har i øvrigt også lagt et link ud til databehandleraftale.
Det samme har Datatilsynet – den er måske lidt enklere end den fra Isobro og kan downloades nederst på denne side.
